会展招展函是办展机构为了招揽目标参展商参展而对会展基本情况和将要达到的目标、任务进行介绍的文本文件。招展函以向目标参展商说明会展的有关情况，引起他们参加会展活动的兴趣为目的，提供相关资料给目标参展商。
招展函的主要作用是向目标参展商说明会展的有关情况，并引起他们对参加会展的兴趣。招展函是会展进行展位营销时的核心资料之一，也是目标参展商最初了解会展情况的主要信息来源。因此招展函的策划和编印工作在会展的招展策划和展位营销工作中占有重要地位。
(一)会展招展函的内容
招展函主要包括以下内容：
1．会展的基本内容。
(1)会展名称。
会展名称一般放在会展招展函封面最醒目的位置，会展的名称一般用较大字体着重表示。如果会展是国际性的，会展的名称还包括其英文名称。
(2)会展的举办时间和地点。
会展的举办时间和地点一般放在会展招展函的封面。举办时间也可以放在招展函的内页，只不过放在封面的举办时间是会展的正式展览时间；放在内页的举办时间往往还包括会展的布展、撤展和对专业及普通观众的开放时间等。举办地点需要介绍会展场馆所在的城市位置、场馆容量、配套设施和周边环境等。
(3)办展机构。
办展机构包括会展的主办单位、承办单位、协办单位和支持单位等，有时候还包括会展的批准机构。它们通常被放在会展招展函的封面。
(4)办展起因和办展目标。
简要说明举办该会展的原因和将要达到的目标，如果是已经连续举办多次的会展，那么对往届会展的回顾将是十分必要的。
(5)会展特色。
用简洁的语言概括会展的特色，以易于传播为撰写标准。
(6)展品范围。
详细地列明会展的展品范围，有时候还包括会展的展区划分，供参展商做参展决策时参考。
(7)价格。
列明会展的各种价格，包括空地价格、标准展位价格、室外场地价格等。对于标准展位，一般还要对其基本配置做出详细说明。
