举办展会中，经常会用到电子邮件和网上报名。下面就来了解一下它们在展会中所起的作用。
举一个例子来说明：假设一个医生收到一封邀请他出席某医疗会议的电子邮件，他很容易就能将该邮件转发给其他20个同事。假设这20个同事中有3位准备出席，那就会在网上多预定3个房间。由此可见，电子邮件对展会组织者来说，可以将信息传达给潜在的出席者，增加市场分额，而所有这一切都是不需要什么成本的。
如今报名在很大程度上已经联机进行了。通过一个联机模块，出席者可以自己填写报名表和住宿要求，而不用打电话。这样，展会组织者不仅省去了许多工作，还能获得更加完整的出席者信息，把工作重点放在展会营销方面，减少浪费。他（她）能够更快地、以更低成本地、更有效地推广展会。展会组织者可以从其网上报名数据库中筛选出所需数据，提取有关出席者的具体信息，再针对这些出席者调整展会推广策略。展会组织者还可以研究报名数据库，从中得知谁被取消，谁去年报名而今年没有报名，等等。
有相当一部分出席者总是到临近展会的时候才决定所住的房间，这时，剩余的房间就来不及再租出去了。但如果利用电子邮件进行市场推广，你就可以在48个小时之内获得80%的回馈率。而采用传统的报纸和传单等促销形式，要等到6-8周后才能收到回馈。展会组织者越早知道出席者的意图，就能越快做出反应或在截止日期前减少剩余房间。通过包括住宿预定和报名的联机模块，展会组织者可以引导其潜在的出席者直接进入自己的旅店预定主页，从而增加他们在报名参加展会的同时预定自己旅店房间的的几率。
住宿预定和报名的联机模块还能够使展会组织者不用通过旅店就能随时掌握住宿预定信息，及时让出剩余房间，减少磨损费。
