成功的观众组织推广活动，应结合所办展览的体营销计划，制定一套切合实际且行之有效的市场推广方案。观众组织方案的制定首先应对实施步骤的各个环节进行合理与科学的安排。观众组织计划步骤具体可分成四个步骤评估市场、设定目标、制定推广方案、评估与监测效果。展览组织机构在严密的方案指导下并涌过动态的评估与监测，就可以从容地进行观众组织推广的战术组合，提高观众组织的效率与效果。展览组织机构需在制定展览项目计划时应先期策划展览观众组织的方案。
评估市场展览作为参展企业市场营销组合中的一部分，应为买卖双方提供面对面与最直接的互动平台，能使展览成为参展企业产品营销组合与动态市场营销实体结合的营销工具。因此，展览组织机构明确目标观众界定后，需认真地研究与分析开发的展览题材在目标市场营销媒介的具体作用，详细收集与研究所办展览题材的行业环境，同类竞争展览在观众组织方面的具体措施与观众构成的基本情况。展览组织机构同时还要不断加强与开发所办展览的具体贸易功能与服务作用。展览要达到良好的观众组织效果，在市场评估中应特别关注以下的要素在展览观众组织过程中能有效地促进展览的成功进行：
1、针对性：有效地将参展的观众按行业、职位、年龄等客户管理要素进行分类与检索；
2、时效性：安排合适的展期，合理地将“行业性”的采购档期纳入展览开展的规划；
3、销售环境：展览为潜在贸易观众（买家）创造或提供更多直接了解参展企业的机会 ；
4、成本效益:设法降低客户参展成本，使承办的展览相比其它营销工具有更好的附加值；
5、持续性：发挥展览所具的长期性与持续性的销售影响，使参展商与贸易商从中获益，
6、协同性：引导展览形成集宣传、广告、营销推广等市场营销的协同作用。
在观众组织过程中，以上六个方面的因素，对观众组织的影响非常大，展览组织机构只要将这些工作落到实处，并根据工作的实际效果向目标观众进行有效的宣传与推广，针对目标观众所提出的不同需求并制定个性化解决方案，这将大大提高展览观众组织的成功率。
