筹备一个成功的会展活动，就像建造房屋，首先得打好地基，即要有一个完整的筹备委员会。有了基础才能有效发挥功能，将复杂烦琐的会展活动有条不紊地进行。
一、组织筹备委员会
决定召开一个国际会展或者争取到一个会展主办权时，会展负责人的首要工作便是组织一个筹备委员会来专职处理会展的相关事宜。组织委员会及任命委员会中的委员通常是理事长或者会长的责任，或者是由理事长指示秘书长去执行。一般大的展览筹备工作最好在展览前两年开始进行，也有些在会前12—16个月组成一个完整的筹备委员会。
二、大型国际会展筹备委员会组织机构
1、指导委员会
大型国际展览通常牵涉层面较广。需要政府或名家单方面的协调，例如签证及通关事宜、经费筹措等。因此可设一指导委员会，由政府相关的指导单位如展览局领导担任名誉主任委员，该单位各相关处室负责人及其他涉及的单位人员则担任委员。
2、筹备委员会
筹备委员会负责决定政策原则，而后交执行委员会执行，并负监督之责。委员会成员可聘请专业领域专家担任。
3、执行委员会
执行委员会主任委员和副主任委员等的主要职责是：（1）筹备进度控制；（2）决定筹备展览议程；（3）召开筹备展览工作会议；（4）定期向筹备委员会提交进度报告；（5）召开执行委员会会议；（6）协调各组工作；（7）控制预算。
三、会展组织机构及小组分工
1、组织机构的程序
筹备委员会下设执行委员会，执行委员会下设大会秘书处及各执行工作小组，如预算许可，工作小组最好指定一家专业会展公司协助各项筹备事宜。不管组织机构大或小，有两个基本程序是必须的：一是将筹备期间所有的责任、签约事宜及经费支出等集中在秘书处进行，以便筹备工作的统筹；二是保持主任委员与筹备组负责的委员及秘书处之间的密切的联系。
2、执行委员会各小组工作说明
执行委员会下设各工作小组。根据具体的工作职责大致可分成以下若干工作小组：（1）注册小组；（2）文书小组；（3）设计、印刷小组；（4）翻译服务小组；（5）总务小组；（6）财务小组；（7）现场管理小组；（8）推广小组；（9）节目小组；（10）住宿、旅游、餐饮小组。
各小组的主要工作如下：
（1）注册小组
①签到报名流程与规划；
②报名资料处理；
③报名人数统计；
④票务管理。
（2）文书小组
①文书事务工作处理；
②会展资料统筹、建档；
③公函、信笺往返的处理；
④会展记录整理、分送。
（3）设计、印刷小组
①各项印刷事宜；
②已编辑的印刷资料付印安排；
③印刷文字校对；
④各项印刷进度及质量控制。
（4）翻译服务小组
①翻译人员的遴选、联络与协调；
②翻译设备器材安排、联络。
（5）总务小组
①会场安排协调、场地签约事宜；
②各会展室座位安排；
③纪念品、奖牌、资料袋制作统筹；
④会展资料运送至会场及运回的安排；
⑤会场办公室及办公设备用品安排。
（6）财务小组
①筹款小组
A.赞助企划书的制作；
B.交流赞助厂商；
C.协调、联络赞助厂商；
D.收取赞助款项。
②会计小组
A.收入支出各项的预算编制；
B.各组预算审核；
C.财务结算。
③出纳小组
A.筹备期间的收支管理；
B.规划费用申请程序；
C.各项发包事宜处理；
D.登账及定期制作报表。
（7）现场管理小组。
①接待小组
A.贵宾的接待事宜规则；
B.现场工作，接待人员安排招聘、训练协调；
C.接送事宜安排；
D.贵宾参加旅游展览安排；
E.记者招待会和司仪的统筹安排管理。
②报到小组
A.报到处规划；
B.报到相关事宜处理；
C.报到处工作人员训练；
D.报到人数及相关报到资料用品统计。
③器材小组
A.视听设备使用规则；
B.视听设备租用联络及协调；
C.工程人员的沟通协调；
D.现场设备使用状况掌控。
④展览日程小组
A.展览规划安排协调；
B.展览企划书制作；
C.厂商参展招标、收款；
D.厂商进展和撤展协调；
E.厂商代表参加大会节目的安排。
⑤会场布置小组
A.会展布置事宜规则；
B.协作商网络、议价、协调；
C.现场布置时间及相关事宜协调安排；
D.布置物检视、验收；
E.布置物撤出检视。
（8）推广小组
①国内外新闻发布；
②新闻稿拟定；
③新闻媒体及刊物报道的交流；
④电视、广播采访报道的安排；
⑤记者会安排；
⑥拟定推广策划，以协助增加与会人数；
⑦大会公关展览安排；
⑧大会相关报道及新闻资料建档留存。
（9）节目小组
①大会社交节目规划，如开闭幕式、酒会、晚宴等；
②表演团体交流、议价；
③表演现场相关事宜协调安排。
（10）住宿、旅游、餐饮小组
①住宿小组
A.大会旅馆洽商、议价、签约；
大会贵宾、演讲者、工作人员住宿房间安排。
B.旅馆住房事宜协调。
②旅游小组
A.参加会展旅游安排协调；
B.旅行社交流；
C.旅游人数统计。
③交通小组
A.会场接送安排；
B.机场接送安排；
C.社交活动的交通安排；
D.相关活动的交通安排。
④餐饮小组
A.晚宴酒会安排；
B.午餐安排；
C.茶点安排；
D.餐饮安排协调。
