展览有五大基本功能，即信息传播功能、宣传功能、沟通功能、发展功能与提高城市的知名度。
1)信息交流功能
展览具有信息交流传播功能。展览展示离不开展品，展品本身就是信息载体，通过展示，其所蕴藏的信息为观众所认识。观众通过参观，接受展品所发出的信息，对自身的行为产生影响；他们还通过自身的行为影响周围的人。
展览的信息交流功能，有一部分是通过展前、展中及展后的广告、新闻实现的。通过媒介，展览的信息传播范围得以扩大，其功能得到强化。
2）沟通功能
展览具有沟通功能。这种沟通主要体现参展者与观众之间；也体现在组织
者与参展者、与观众之间；参展者与参展者之间、观众与观众之间；生产者与科研者之间。对不同国家、不同民族、不同文化也具有沟通融合的功能。
3）发展功能
展览的发展功能主要表现在它对整个社会经济的发展都所具有的正面促进作用。通过展览，可以促进产品的销售，进而促进物质生产部门的发展；通过项目展示，引进资本，发展经济；人们通过展览相互交流，相互观摩，相互学习，可以改变传统思想方法、思维习惯，从而有利于人们创作出更多的文化产品和科技产品。
展览的发展功能，还表现在它直接有利于第三产业的发展，有利于增加当地的国民收入。德国慕尼黑有关部门曾做过一项研究发现，当地展览每增加1马克的收人，会刺激其他部门增加9个马克的收人，这就是广为人知的1：9。不过，这并不是一个放之四海而皆准的计算公式，展览对第三产业的拉动作用取决于当地第三产业的发展程度。第三产业不太发达的中小城市，其带动系数要远低于这个比例。
4）促进就业功能
展览具有促进就业作用。一是展览本身可以吸收部分人就业，如展馆、会展公司、会展运输公司、会展设计公司等，这些单位都会吸收相关人员就业。二是展览带动了第三产业的发展，也会产生招工的需要。展览发达地区的交通、酒店、旅馆等，一般也都比较发达，带动的就业人数较多。三是展览中的销售或常年展示，促进了物质、文化部门的生产、创造活动，有利于增加就业。
5）提高举办城市的知名度
展览是在城市展馆里举办的，展览的进行必然提高举办城市的知名度。一是展览组织者为了营销展会，常常印制很多的包括举办城市在内的参展邀请函、参会邀请函。这些邀请函发往全国或世界各地，客观上在这些潜在参展商、客商中宣扬了城市。二是展览组织者为了推广展会，经常在媒体上发布新闻，做广告，举办城市每每都会被提及。三是参展商与客商应邀参会以后，对展览举办城市的接待和风景留下比较深刻的印象。他们口口相传，对提高城市知名度也会产生积极作用。
