招展书和招商函是展览组织机构向目标客户提供的正式文件，内容较为繁杂，因此，在编制招展书和招商函时，对其内容、图标、版面等一定要做科学合理的规划与安排，使招展书和招商函在展览设计的招展与招商过程中发挥应有的作用。展览组织机构在编制这些资料时有以下原则：
1．内容做到准确无误
招展书和招商函是参展商和观众了解展览的第一手资料，也是展览组织机构向目标客户提供的重要文件性宣传资料淇目的是为了促进参展商与观众参展与参观的决策。因此，招展书和招商函上所有内容都必须准确无误且具有全面性，这对展览组织机构或展览品牌都会带来重要影响。
2．设计制作精美雅致
招展书和招商函在文字、图片的排版和安排上要注重美观，设计制作精美雅致，这不仅是为更好地吸引目标客户，提高招展与招商效果更重要的是通过这份展览资料，能增进目标客户对展览设计组织机构服务价值的信赖与认识，形成品牌。
3．推广印刷宣传品的包装纸张选择
在设计制作招展书和招商函时，必须充分认识印刷宣传品的尺寸、色彩、纹理对预期受众所产生的影响。因为宣传品的包装针对着不同的受众，所以需要从视觉吸引力及整体视觉效果方面研究印刷宣传品的物理特性，考虑怎样综合运用纸张色泽、油墨色泽、以及折页等刺激阅读。经验丰富的专业市场人员往往在事前就已清楚该采用怎样的设计组合（包括纸张重量、色泽、尺寸和折页方式等）来传达那些非常重要且影响持久的非语言信息。
4．文案策划简洁实用
招展书和招商函的方案策划为了能够提升参展商和观众的阅读兴趣和参展热情，必须要简洁实用，在文案策划中尽可能地体现展览对目标客户的核心价值，包括展览组织理念、展览环境、展品分类、展览费用与服务、参展商和观众的地区分布与比例、展览设计的宣传与推广、展览期间的配套活动等。
