传真具有快速、安全、直观的特点，也被广泛应用在展览营销中。在传真前需与目标参展商客户有过初步或一定程度的沟通，而且要利用传真营销取得良好的业绩关键在于是否能够确定目标参展商的传真号码。确定传真号码后，成功概率一般很高，投入产出比也很高，就可以发送具有针对性和参考价值的展览展厅效果图信息材料。下面就来具体说一下传真正文的写作要求。
1.简洁，易于阅读，有四至五个简短的段落就足够了。
2.尽量将传真正文的长度控制在一页之内。如要用两页，发送者需在第二页署名。
3.第二段需介绍展览项目的一些组织情况与展览价值。满足目标参展商对展览项目了解的基本需求。如展览的历史、品牌、主办机构、规模与发展状况等。
4.不要说谎或者夸大其辞，对展览项目与服务的描述要做到客观真实。
5.切忌滥用代词“我”，应以展览组织机构或展览项目组的身份来与目标参展商进行沟通。因为参展商客户愿意接受具有权威性的信息或感受被重视的感觉。
6.第三段应表明展览项目所取得的突出成就、荣誉、参展商和观众的组成情况，直接有力地支持第二段内容。如果可能的话，尽量以数字量化这些成就。
7.第四段需介绍展览营销的内容，告诉目标参展商如何申请参展，可查询的相关展览项目网站、展览营销部门的联络人与联络方式等。
8.第五段应非常简短地结束传真并表示感谢。
9.第一段应能激发目标参展商客户对展览组织机构与展览项目的兴趣与热情。
10.使用敬语结束正文并标明所附招展函或其他附件的名称。
11.确保在正文上有展览组织机构领导或经办营销人员姓名的签字并签署日期。
12.在正文中应避免出现负面和相互矛盾的内容，相关信息要认真核实。
写好传真正文，将有关招展资料，如招展书、展区展厅效果图或其他目标参展商提出的资料一起发送，但需在传真的首页上标明总页数与当前页号，以便目标参展商确认是否完整地获得这份传真的所有资料。
